Guide pratique pour les organismes culturels

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PROMOTION D’UN ÉVÉNEMENT SUR LE CALENDRIER CULTUREL

Chaque événement possède sa propre fiche descriptive qui rassemble tous les éléments essentiels à sa présentation :

• Le nom complet de l’événement ;
• La ou les dates et heures de présentation ;
• L’organisme diffuseur (celui qui présente ou organise) ;
• Le lieu précis de l’événement (avec géolocalisation) ; - Une description claire et attrayante ;
• Des liens vers des ressources externes (Facebook, site web, billetterie externe, etc.) ;
• Une image représentative sans texte pour l’en-tête.

Pour les grands rassemblements comme les festivals ou salons, la plateforme permet d’intégrer une programmation détaillée en sous-événement affichés dans la fiche principale.

Pour soumettre un événement, vous devez remplir le formulaire en ligne en incluant tous les champs listés ci-dessus. N'hésitez pas à contacter l'équipe si vous souhaitez maximiser la visibilité de votre événement grâce à des conseils personnalisés.

La page d’accueil de Quoi Vivre Rimouski permet désormais un tri dynamique des événements grâce à des filtres multiples : disciplines artistiques, dates, nom d’organisme, type de clientèle, gratuité, format (en ligne ou en personne), expositions, etc. L’interface est conçue pour simplifier la recherche d’événements pertinents selon les préférences des utilisateurs.

 

DIFFUSION D’UN ÉVÉNEMENT EN LIGNE

Trois modes de diffusion en ligne sont offerts :

• Direct : captation et diffusion en temps réel de l’événement.

• Pré-enregistrement en direct : un contenu préenregistré diffusé en direct à une date donnée.

• Différé : un enregistrement disponible pour visionnement durant une période définie.

À savoir :

• Une plateforme externe de diffusion est requise (YouTube, Vimeo, etc.). L’événement y est hébergé, puis intégré à la plateforme Quoi Vivre Rimouski via l’ID de la vidéo (en lien caché ou privé).

• Pour les pré-enregistrements en direct, la diffusion est possible à partir du compte Livestream de Quoi Vivre Rimouski.

L’organisme est responsable de la captation, de la qualité sonore et visuelle, ainsi que de tous les aspects techniques. Des tests techniques sont fortement recommandés pour s’assurer du bon fonctionnement de la diffusion. L’équipe Quoi Vivre Rimouski peut accompagner les tests.

Coûts : Bien que le service de diffusion soit gratuit sur la plateforme, les frais liés à la production (ex. : captation professionnelle) sont à la charge de l’organisme (environ 500 $ pour une demi-journée de tournage).

Clavardage (Chat en direct)

Il est possible d’activer une section de clavardage pour favoriser l’interaction avec le public. Ce chat est modéré par l’organisme, qui doit faire respecter les règles de conduite (voir la nétiquette).

L’équipe peut fournir un lien externe pour visualiser uniquement le clavardage (utile pour la modération séparée de la diffusion).

SYSTÈME DE BILLETTERIE | INSCRIPTIONS

Depuis 2020, Quoi vivre Rimouski permet aux organismes d’intégrer une billetterie en ligne pour leurs événements. Cela comprend aussi bien les activités gratuites que payantes. L'internaute peut ainsi accéder facilement aux informations de réservation et procéder à l’achat de billets ou à une inscription selon le cas.

Fonctionnement général :

• La billetterie est synchronisée avec Stripe ou PayPal.

• L'organisme doit créer un compte Stripe ou PayPal avant toute intégration.

• Une seule configuration suffit : envoi des clés PK_live et SK_live (Stripe) ou adresse courriel (PayPal).

Une fois intégrée, la billetterie permet :

• La création de catégories de billets (étudiant, aîné, etc.) ;

• La fixation des tarifs avec ou sans taxes ;

• L’ajout d’options comme des passes événementielles ou des codes promotionnels ;

• Le suivi automatisé des ventes (noms des acheteurs, billets achetés, etc.).

Toutes les transactions se font via Stripe/PayPal. Quoi vivre Rimouski ne manipule aucun paiement.

Frais à prévoir : bien que l’inscription soit gratuite, les plateformes de paiement retiennent des frais (ex. : 2,9 % + 0,30 $ par transaction).

Inscriptions à des activités gratuites :

Les événements gratuits à inscription peuvent être présentés sous forme de billetterie avec un bouton « S’inscrire ». L’organisateur reçoit les notifications d’inscription et les participants peuvent annuler leur inscription facilement.

Codes d’accès et billets électroniques :

• Un code d’accès unique est généré pour chaque billet de diffusion en ligne.

• Les billets sont envoyés par courriel avec QR code (ou code d’accès pour les événements virtuels).

• Un bouton « assistance technique » permet de contacter facilement les organisateurs en cas de problème.

Codes promotionnels :

• Créés dans Stripe/PayPal pour tous les événements.

• Nouveauté : possibilité de les générer directement dans Quoi vivre Rimouski pour chaque événement.

TABLEAU DE BORD : LE PORTAIL DES ORGANISMES

Chaque organisme peut accéder à son espace personnel sur le site via l’onglet Organisme.

Fonctionnalités :

• Accès aux événements créés, triables par date ;

• Résumé des ventes, billets émis, recettes générées ;

• Données démographiques des acheteurs ;

• Modification des fiches événements ;

• Export des données (PDF, Excel).

Une section dédiée permet la création et la gestion de passe multi-événements (ex. : forfait festival, regroupement de spectacles).

L’organisme peut aussi gérer :

• Ses informations de contact et coordonnées ;

• La visibilité des événements (en ligne ou brouillon) ;

• Les options de billetterie avancées.

CRÉATION / MODIFICATION D’ÉVÉNEMENT ET NOTIFICATIONS

L’organisme peut créer un nouvel événement ou modifier un existant via son tableau de bord.

Points importants à renseigner :

• Catégorie principale et secondaires ;

• Clientèle ciblée ;

• Plage horaire (avec ou sans date/heure précises) ;

• Lieu et organisme diffuseur ;

• Description et mot-clés pour le référencement ;

• Prix indicatif et lien de billetterie externe si besoin ;

• Cadrage des images aux bons formats pour les différentes zones du site.

Une fois terminé, l’événement peut être soumis à l’équipe pour approbation. L’équipe reçoit une notification automatique.

L’événement peut aussi être planifié à l’avance et publié à une date ultérieure.

PRODUCTION DE RAPPORTS ET GESTION DES CLIENTS

Le portail permet :

• La consultation en temps réel des ventes (par date ou par événement) ;

• Le suivi des billets par date pour les événements multiples ;

• La réexpédition de billets si l’adresse courriel est erronée ;

• L’invalidation ou la réinitialisation des codes d’accès (ex. : erreur ou duplicata).

Export possible en PDF ou Excel selon les besoins (participants, transactions, etc.).

Les informations peuvent aussi être utilisées pour des envois de courriels ciblés (clients d’un événement, d’un jour, etc.).

PROCÉDURE ET APPLICATION DE NUMÉRISATION DES BILLETS

L’application mobile « Numériseur QVR » (disponible sur Android et iOS) permet de :

• Scanner les QR codes des billets à l’entrée ;

• Vérifier la validité des billets (vert = valide, jaune = déjà scanné, rouge = invalide) ;

• Rechercher un billet manuellement avec le code à 12 chiffres.

Fonctionnement :

1. L’utilisateur entre un NIP attribué par l’organisme ;

2. Sélectionne l’événement à numériser ;

3. Scanne les billets un à un.

L’organisme peut créer des NIP différents pour chaque membre de l’équipe. La sécurité des accès est essentielle, car des données sensibles sont disponibles dans le portail.

L’application permet aussi :

• D’accéder à l’historique des scans ;

• De changer rapidement d’événement ;

• D’invalider un billet manuellement (ex. : si billet papier déjà remis).

UNE ÉQUIPE TOUJOURS LÀ POUR VOUS AIDER

Pour toute question, demande ou suggestion d’amélioration, l’équipe de Quoi vivre Rimouski est à votre écoute :

Courriel : quoivivre.rimouski@rimouski.ca
Téléphone : (418) 724-6896
Facebook : facebook.com/QuoivivreRimouski
Site web : www.quoivivrerimouski.ca